El desarrollo tecnológico de la Ley 11/2007 (3): expediente electrónico

La verdad es que, a pesar de su importancia, puede constatarse una gran despreocupación por el expediente administrativo a lo largo de los años no sólo desde el punto de vista legislativo sino, incluso a nivel doctrinal en cuanto a su estudio y análisis, con algunas excepciones notables entre las que sin duda destaca el libro de Ricardo Rivero Ortega El expediente administrativo. De los legajos a los soportes electrónicos.

Precisamente, la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación pueden incitar a prescindir del expediente en tanto que la ordenación basada en la centralización física de los documentos que tradicionalmente lo han integrado desparece en gran medida. Sin embargo, creo que su desparición como concepto jurídico (y, sobre todo, desde la perspectiva de la regulación legal) supondría un claro retroceso por cuanto desaperecería una de las garantías más importantes no sólo en orden a la conformación de la decisión administrativa sino, también y especialmente, de la posición jurídica del ciudadano.

Y esta es, precisamente, una de las ideas que más me preocupa: cómo de forma sutil y a veces prácticamente imperceptible, las garantías que tradicionalmente habían integrado la posición jurídica del ciudadano van cercenándose, difuminándose, no ya en sus contornos "tradicionales" sino, incluso, en su propia esencia. Y, evidentemente, no sólo se trata de la perspectiva del ciudadadno sino, también, de la garantía de los intereses públicos en juego, muchas veces preteridos a la hora de implementar soluciones tecnológicas, donde sólo se mira el resultado a corto plazo pero, en modo alguno, se suelen hacer planteamientos jurídicos a medio o largo plazo sobre las consecuencias del incumplimiento (o menosprecio, al menos) de las normas jurídicas. El ejemplo más evidente de cuánto estoy afirmando es la constatación de que las Administraciones muchas veces no suelen hacer planteamientos acerca de la gestión documental y, en concreto, de los archivos electrónicos, de manera que se emiezan a generar innumerables documentos en este soporte sin que nadie se haya planteado ni siquiera qué se va a hacer con los mismos, cómo se van a gestionar, qué criterios se utilizarán para archivarlos... Y qué decir de las lagunas legales, como sucede en la LAE con la ausencia de una garantía tajante por lo que respecta a la accesibilidad futura de los documentos o, mejor dicho, de la información.

Siguiendo con el expediente. El mantenimiento del concepto de expediente sólo se justifica si se basa en la ausencia de centralización física de la información, de manera que a estos efectos resulta imprescindible admitir que la misma puede encontrarse en múltiples bases de datos o registros administrativos dispersos y, en última instancia, que el órgano que instruye el procedimiento no tiene un control directo e inmediato sobre la información. Más aún, el expediente puede no existir como tal desde el principio, de manera que la garantía ha de encontrarse en el procedimiento de su generación, con plenas garantías en cuanto a su integridad y la de los documentos o informaciones que lo compongan, cuya autenticidad deberá igualmente estar asegurada desde el punto de vista técnico.

En resumen, la entidad propia y autónoma que tradicionalmente había caracterizado tanto al documento administrativo como al expediente ha quedado desplazada a favor de una concepción deslocalizada que, en definitiva, gravita en torno al contenido —la información— más que al continente —el documento y, por extensión, al expediente—.