El desarrollo tecnológico de la Ley 11/2007 (2): documento electrónico

Otro de los temas de gran enjundia que se trató en la "mesa tecnológica" (os recuerdo que hay que descargarse el Real Player) fue el relativo al documento y el expediente electrónic@s. Se suscitaron bastantes dudas en cuanto a la firma-e (ver entrada anterior) pero, también y sobre todo, por lo que respecta a la conservación y accesibilidad futura de la información. Aquí van algunas reflexiones personales al respecto...

Aun cuando la utilización de medios informáticos y telemáticos en la tramitación de los expedientes administrativos ya era una realidad con anterioridad a la aprobación de la LAE, no existía una regulación específica al respecto en la Ley 30/1992 más que la referida a los documentos individualmente considerados (arts. 45.5 y 46), lo que, en última instancia, es una constante en la despreocupación legislativa por la disciplina del expediente administrativo. La principal novedad consiste en la fijación de un concepto legal en clave tecnológica, que se concibe como “el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan” (art. 32 LAE); lo que nos obliga en primer lugar a examinar la regulación legal sobre documento administrativo electrónico que se define en el anexo como la “información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”.

En relación con los documentos en soporte electrónico, se trata de una de las materias en las que, a pesar de que la LAE ha regulado con cierto detalle, se mantiene vigente la disciplina previa que contiene el artículo 45.5 Ley 30/1992 que, fundamentalmente, puede resumirse en el reconocimiento de plena validez y eficacia a los documentos en soporte digital siempre que se garantice “su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras Leyes”. No obstante, el artículo 29 LAE añade como principal novedad que los documentos administrativos incluirán una referencia temporal garantizada por medios electrónicos “cuando la naturaleza del documento así lo requiera”. Se trata, sin duda, de un concepto jurídico indeterminado de difícil concreción más que supuesto por supuesto, si bien cabría afirmar que tal circunstancia se daría cuando la fecha en que se generó el documento tenga efectos jurídicos frente a terceros. Asimismo, el artículo 30 LAE ha establecido una novedosa disciplina en cuanto a los requisitos de validez y eficacia de las copias que, en última instancia, pretende hacer frente a la duplicidad de formatos en que necesariamente habrá de tener lugar la gestión documental.