archivos, documentos administrativos y tecnología

Después de un largo parón, voy a ver si me disciplino y remoto el blog... Aprovecho para comentaros acerca de un tema que, a pesar de su importancia, no está teniendo la relevancia práctica que debería. Seguramente, alguno ya me habrá escuchado clamar en el desierto sobre este tema en otro foro (acceso video).

La pasada semana tuve la gran suerte de ser invitado al II Congreso de Archivos Municipales Españoles, que tuvo lugar en Lugo. Y digo gran suerte porque siempre me he sentido muy bien acogido entre los archiveros, cuya preocupación por facilitar el acceso a la información admimistrativa siempre me ha parecido encomiable... a pesar de las dificultades que tradicionalmente ha supuesto nuestro ordenamiento jurídico, más bien dado al oscurantismo y las dificultades. Precisamente, la Administración electrónica supone una herramienta inusitada para poner fin a esta concepción tan restringida de la "transparencia administrativa" y, de una vez por todas, apostar por una información administrativa más accesible y, por tanto, más democrática, en la medida que se estaría facilitando el control de la Administración más allá de las limitaciones propias de los mecanismos judiciales. Precisamente, esta mañana tenía con mis alumnos en clase unos ejercicios prácticos sobre el acceso por los Concejales a la información municipal y, entre otras, surgían dudas acerca de la eficacia de una sentencia judicial reconociendo a un Concejal el derecho de acceso ¡¡¡8 años después de que se le denagara por el Alcalde!

Volviendo al tema principal de esta entrada. Precisamente con ocasión del proceso de modernización tecnológica propio de estos inicios del siglo XXI en nuestras -en muchos aspectos- "decimonónicas" Administraciones Públicas, se está constatando una preterición generalizada de la relevante aportación que estos profesionales de la gestión documental están en condiciones de ofrecer. Más aún, al margen de consideraciones subjetivas, resulta particularmente grave que las Administraciones se estén embarcando en proceso de digitalización de la información no ya sin tenerlos en cuenta sino, incluso, sin haber diseñado una política de gestión documental que se plantee cuestiones tan esenciales como la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos (art. 46 Ley 30/1992) tanto en el momento actual como en el futuro; su conservación más allá de los derechos de los ciudadanos (¿y el interés público?) a que se refiere la Ley 11/2007 (art. 31 ); la generación de copias como consecuencia de la duplicidad de soportes a que nos aboca, quizás durante demasiado tiempo, el derecho a la elección del canal de las comunicaciones entre los ciudadanos y la Administración (art. 6 Ley 11/2007); y, en última instancia, la garantía de la accesibilidad futura de los documentos más allá de las limitaciones del principio de "neutralidad tecnológica" (art. 4.i Ley 11/2007), por lo demás ciertamente incumplido en la práctica. Precisamente, como consecuencia de que en demasiadas ocasiones la Administración electrónica es una moda (tal y como ya adviertieran hace mucho tiempo mis amigos Nacho Criado y Menxtu Ramilo), no existe consciencia ni entre los políticos ni, muchas veces, entre los técnicos de que la tecnología es una herramienta, simplemente eso pero muy importante, para la consecución de unos objetivos que, previamente, deben ser definidos. Y, por ello, se pierde de vista la relevancia de tener claros los conceptos más elementales de la gestión documental.

Precisamente, al margen de esta queja generalizada por parte de los asistentes al Congreso, una archivera ya veterana como Antonia Heredia (a quien se le rendía un merecido homenaje su trayectoria) volvía a hacer gala de su intuición y conocimientos al señalar que el archivero debía adaptar su posición a la singularidad que plantea el uso de medios electrónicos en la actividad administrativa, anticipando las garantías que tradicionalmente han venido articulándose en un momento procedimental posterior. En efecto, podría darse la paradoja de que al no seguirse esta recomendación, en el futuro ya no haya archivos y/o documentos a los garantizar el acceso...